Нередка практика, когда работодатель оплачивает (или возмещает) иногородним сотрудникам проезд к месту работы и обратно. Возникает вопрос: нужно ли начислять страховые взносы на эти суммы? На этот счет у госорганов нет единого мнения. Позиция Минфина и судебная практика разнятся. Минфин, опираясь на Налоговый кодекс, указывает на необходимость начисления взносов. Основной аргумент – такие платежи не освобождены от уплаты НДФЛ.

Судебные органы, опираясь на нормы Трудового кодекса, склонны рассматривать компенсацию расходов на проезд работников как меру социальной поддержки. В связи с этим, окончательный вывод о необходимости удержания НДФЛ и начисления страховых взносов на такие выплаты зависит от условий, закрепленных в трудовых и коллективных договорах, иных локальных нормативных актах компании, а также от конкретного порядка организации проезда.

Уплата взносов за проезд: трактует Минфин

Министерство финансов РФ расценивает оплату работодателем проезда сотрудников как доход, полученный последними в натуральной форме, и настаивает на его налогообложении. Свою позицию ведомство аргументирует следующими положениями законодательства:

1. Обложение НДФЛ. Статья 217 НК РФ содержит закрытый перечень доходов, не облагаемых НДФЛ. Оплата проезда к месту работы и обратно в этот перечень не включена. Следовательно, Минфин квалифицирует такую оплату как экономическую выгоду (доход в натуральной форме), то есть, он подлежит налогообложению.
2. Доход, на который начисляются страховые взносы. Согласно ст. 420 НК РФ, облагаются все доходы, полученные в рамках трудовых отношений. Поскольку компенсация проезда признается доходом работника (см. п. 1) и не фигурирует в перечне необлагаемых выплат, установленном ст. 422 НК РФ, Минфин приходит к выводу, что данные суммы должны включаться в базу для начисления страховых взносов.

Важно! Минфин делает существенное исключение из общего правила облагаемости.

• Если работодатель непосредственно организует доставку работников (например, заказывает транспорт по договору) от пункта сбора до места работы и обратно в силу объективной производственной необходимости, то затраты на такую доставку не формируют доход работника. К производственной необходимости относятся случаи:
• отсутствие общественного транспорта к месту работы;
• работа в ночное время (когда общественный транспорт не функционирует),;
• работа в отдаленной или труднодоступной местности
• необходимость обеспечения своевременной явки большого числа сотрудников.

Главное условие: работник не получает денежную компенсацию своих личных расходов. Вместо этого работодатель предоставляет ему услугу по перевозке. Поскольку экономической выгоды (дохода) у работника в этом случае не возникает, Минфин признает, что такие затраты не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Освобождение компенсаций проезда от страховых взносов – позиция судебных органов

Суды исходят из природы данных выплат и положений трудового законодательства, что приводит к выводу об отсутствии обязанности работодателя начислять на них взносы. Основные аргументы судебной позиции следующие:

1. Разграничение гарантий (компенсаций) и оплаты труда (поощрений). Суды четко разделяют две вещи: обязательные выплаты по закону (гарантии и компенсации, ст. 164 ТК РФ) и поощрения для работников – стимулирующие выплаты.  Их главная цель – стимулировать эффективность, и они напрямую зависят от того, как и сколько конкретный сотрудник поработал. Какие именно поощрения возможны, прописывается в правилах компании: коллективном договоре, внутренних документах и т.д. Напротив, гарантии и компенсации согласно 164 ТК РФ — это выплаты, призванные возместить работнику расходы, связанные с исполнением им трудовых обязанностей (командировки, переезд, использование личного имущества и т.п.), или сохранить за ним определенный уровень жизни в предусмотренных законом случаях. Главное отличие в том, что компенсации не зависят от качества, количества или результатов труда работника.
2. Компенсация проезда как социальная гарантия. Суды квалифицируют компенсацию расходов на проезд к месту работы и обратно для иногородних работников именно как гарантию(компенсацию) социального характера, а не как элемент оплаты труда или стимулирующую выплату. цель этой выплаты – возместить работнику фактические расходы, понесенные им для возможности выполнять свою трудовую функцию из-за удаленности места жительства от места работы. Эта выплата направлена на обеспечение доступности работы, а не на поощрение за ее результаты.

Исходя из этих аргументов, суды делают вывод, что такие выплаты не формируют объект обложения страховыми взносами в смысле статьи 420 НК РФ. Объектом обложения являются выплаты в рамках трудовых отношений, направленные на оплату труда, а не на возмещение вынужденных расходов, необходимых для его осуществления. Это прямо закреплено в Определении ВС РФ от 08.11.2021 № 307-ЭС21-18334), который прямо указал, что компенсации проезда работникам, постоянно проживающим в другой местности, носят компенсационный характер, возместить необходимые расходы и не подлежат обложению страховыми взносами, так как не являются оплатой труда.

Практика показывает, что даже если компенсация проезда не была изначально предусмотрена трудовым договором, но установлена локальным нормативным актом (например, Положением о компенсациях) и отвечает признакам гарантии(компенсации) (цель — возмещение расходов, отсутствие связи с результатами труда), суды склонны освобождать ее от взносов.

Тем не менее, наличие прямого указания на компенсацию в трудовом договоре или коллективном договоре значительно укрепляет позицию работодателя при возможных спорах.