Парковка для сотрудников, гостевые места для партнеров, удобство для клиентов – предприятия регулярно несут эти расходы. Разбираемся, как правильно учесть затраты на оплату парковочных мест.

Возмещаем парковку сотрудникам: порядок, документы и налоги

Один из самых частых сценариев расходов на парковку – когда компания решает компенсировать своим сотрудникам затраты на платную парковку у офиса или производства. Порядок возмещения необходимо оформить документально – отдельным приказом или положением.

В документе важно четко определить все параметры:

1. Нужно составить конкретный список работников (должности, подразделения) или критерии, кому компенсируются расходы.
2. Как платим? Следует указать способы оплаты парковки, которые компания готова компенсировать (например, только по официальным парковочным чекам, через мобильное приложение с отчетом, по талонам).
3. Процедура возмещения. Как сотрудник заявляет о компенсации? Куда обращается? В какие сроки ожидать выплаты?
4. Необходимо определить перечень подтверждающих документов, которые сотрудник обязан предоставить. Обычно это сам парковочный чек, талон или скриншот электронной оплаты с четкими реквизитами (дата, время, место, сумма).
5. Установите сроки представления этих документов в бухгалтерию.

Чтобы получить компенсацию, сотруднику нужно будет оформить авансовый отчет. К этому отчету обязательно прикладываются те самые подтверждающие документы (чеки, талоны и т.д.). Без них компенсация не может быть учтена как расход компании.

Если сотрудник ездит по делам компании (не к своему постоянному месту работы) и паркуется там, где это платно, – ситуация немного иная. Подтверждением таких парковочных расходов будет служить путевой лист. Важный нюанс: в путевом листе (или в служебной записке к нему) должен быть четко указан маршрут следования в районы с платной парковкой и адрес деловой встречи. Это связывает расход на парковку с конкретной производственной необходимостью.

Правильно оформленные и документально подтвержденные затраты закон позволяет включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль (пп. 49 п 1 ст. 264 НК РФ), и снизить налогооблагаемую базу.

Если авто принадлежит предприятию

Когда компания оплачивает парковку своего собственного автомобиля (того самого, что числится на балансе), у бухгалтерии есть два основных законных пути для учета списания затрат в состав расходов:

1. Классический – по пп. 11 п. 1 ст 264 НК РФ.
2. По пп. 49 п 1 ст. 264 НК РФ если автомобилем пользуется работник, деятельность которого носит разъездной характер (водители, курьеры, инспекторы и прочее).

Минфин в своем Письме прямо подтверждает: такие расходы правомерно учитывать при налогообложении прибыли, если они подтверждены и обоснованы производственной необходимостью.

Налоговый кодекс не дает четкого списка подтверждающих документов. Для подтверждения расходов на парковку служебной машины можно использовать любые первичные документы, убедительно доказывающие факт оплаты и его связь с деятельностью компании. Например:

• официальный отчет с парковочного счета, где четко указано место, дата и точное время стоянки (начало и окончание);
• путевой лист – ваш внутренний документ, фиксирующий маршрут движения транспорта и подтверждающий его использование именно для производственных задач.

Если авто принадлежит работнику

Для этой категории работников компенсация – законодательная обязанность работодателя. Она прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ:

1. Статья 168.1 ТК РФ.Эта норма обязывает возмещать расходы, непосредственно связанные со служебной поездкой. Платная парковка в месте выполнения рабочего задания также попадают под эту категорию.
2. Статья 188 ТК РФ. Поскольку сотрудник использует свое личное имущество (автомобиль) для служебных целей, работодатель обязан компенсировать ему связанные с этим расходы (к которым относится и платная парковка, необходимая для выполнения задачи).

Эти затраты также относят на расходы при расчете налога на прибыль.

Важный нюанс! На суммы установлены предельные лимиты. Они прописаны в этом Постановлении.

Суммы сверх норматива не уменьшают налогооблагаемую прибыль и облагаются НДФЛ и взносами у сотрудника.

Учет парковки у офиса

Еще один распространенный сценарий – компания оплачивает парковочные места у собственного офисного здания или производственной площадки.

Пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ позволяет отнести стоимость аренды или систематической оплаты этих парковок в состав прочих затрат на производство и сбыт. Основание: квалификация данных расходов как арендных платежей.

Заключение

Используя правильные основания из Налогового кодекса, оформляя все необходимые локальные акты и договоры, а главное – требуя безупречный пакет подтверждающих документов (чеки + путевые листы!), правомерно отнести эти расходы в налоговой базе.